La gestión del tiempo es una competencia que se asemeja enormemente a ir al gimnasio. Es algo que todos queremos realizar de forma eficaz y continúa para sacarle mayor provecho a la vida. En ambos casos, tratamos con músculos. Unos son físicos que en cada entrenamiento van mejorando nuestra capacidad de levantar peso y obtienen memoria muscular a largo plazo. Otros son músculos psicológicos, estrategias que entendemos con el paso del tiempo que llevan a conocer cuáles son nuestras horas productivas o qué suele provocar un bajón en nuestra concentración. De hecho, están tan enormemente ligados estas dos actividades que una buena gestión del tiempo suele ir asociada con un espacio dedicado a ir al gimnasio e ir al gimnasio nos coloca en un mindset positivo que facilita las labores de gestión del tiempo.
Entendemos entonces que para gestionar bien el día a día es necesaria mucha perseverancia y probar multitud de herramientas hasta encontrar las que se adapten a nosotros hasta el punto que las sintamos tan personales como nuestro color o comida favoritos. En los cursos que he realizado con estudiantes de instituto, he podido ver que las generaciones actuales sentimos el proceso de digitalización como algo instintivo y natural. Realizar la misma tarea en un entorno digital y flexible es simplemente agradable para nosotros y en este sentimiento de satisfacción es donde podemos empezar a probar herramientas que desarrollen nuestros músculos de gestión del tiempo.
Recuerdo la biblia de la gestión del tiempo, “Organízate con eficacia” de David Allen, donde nos proporciona la esencia de las herramientas del sistema GTD(Get Things Done) pero las expone con sistemas muy arcaicos como los cuadernos de papel o las notas post-it. Es cierto que se ha demostrado que escribir información a mano facilita la memorización y la comprensión del material pero en este caso justo tratamos con información que es mejor no memorizar sino tratar de forma sistemática. Por ello hoy les traigo algunos conceptos básicos de David Allen y su sistema GTD y os muestro el programa Asana que incorpora herramientas digitales que suplen a la perfección las necesidades del este sistema pero de una forma más moderna y eficiente.
¿Qué es Asana? ¿Por qué escogemos esta aplicación?
En primer lugar, este no es un artículo patrocinado ni tengo nada que ver con el equipo de Asana. Existen muchísimas herramientas similares a este programa, pero la elección de Asana viene motivada por varios factores:
- Asana a mi parecer, es el sistema con mejor relación versatilidad-curva de aprendizaje que hay disponible en versión gratuita. Su competencia fundamental, Trello, es una herramienta más fácil de usar pero se queda relativamente obsoleta a medida que manejas proyectos más complejos o bases de datos más amplias. La versión gratuita de Asana incluye gran variedad de funciones que, con cierta astucia, se pueden transformar en herramientas que suplen los conceptos esenciales del sistema GTD.
- Asana es el entorno perfecto para el sistema de David Allen Get Things Done. Este sistema su esencia principal está en la distinción entre tareas y proyectos y el establecimiento de un plan de acción Recopilar-Procesar-Ejecutar. Las unidades de procesamiento básicas de Asana son la Tarea y el Proyecto, igual que en el sistema que vamos a tratar en este artículo y por ello, parece la elección más natural.
- Es un sistema enormemente empleado en empresas y cuenta con multitud de integraciones. Es útil manejar el entorno Asana a nivel personal porque nos da cierta soltura si en el futuro nuestro trabajo maneja proyectos con este programa. Empresas como Deloitte, Spotify o la NASA emplean este sistema para diseñar líneas de acción y gestionar grupos. Recordamos que Asana es concebido como un sistema de gestión de proyectos grupal, ahí se encuentra su máximo esplendor, pero sus herramientas pueden ser adaptadas al entorno personal. Por este motivo, numerosas aplicaciones third-parties diseñan integraciones con las aplicaciones más populares y Asana es una de ellas. Trello tiene integraciones muy fáciles de usar y potentes en ‘power-ups’ pero para usarlas con soltura es necesario pagar la versión premium.
- Elección personal. Empecé a interesarme en la gestión del tiempo con 18 años y el libro “Gestiona tu tiempo, disfruta de la vida” de Jonathan Benito Sipos y su curso de la Universidad Autónoma tuvo un gran impacto en mi. En este empleamos la herramienta Asana y tiene digamos, cierto valor sentimental.
Concluimos con que Asana es una buena herramienta para iniciarse en el Task Management y proyecta aplicaciones en empresa. Quizás existan herramientas más potentes y versátiles como Notion pero su introducción puede ser farragosa y sacarnos del hilo y las ideas principales del sistema GTD que han de quedar claras. Por ello no los seleccionamos como introductorios, pero los trataremos en futuros artículos.
Asana a mi parecer, es el sistema con mejor relación versatilidad-curva de aprendizaje que hay disponible en versión gratuita.
Conceptos básicos del sistema GTD: las tareas y los proyectos
Viéndolo en retrospectiva, los conceptos esenciales son aquellos que son triviales de entender y por ello se obvian y no se trata de sacar los insights que hay detrás de ellos. Los dos conceptos que presentamos ahora son probablemente el origen del 60% de los errores que cometeremos en nuestra gestión del tiempo diaria y por ello, tienen que estar muy claro y se les ha de dar muchas vueltas.
Las tareas
Bajo el paradigma del sistema GTD, entiendo el concepto de tarea como una acción definida, realizable de una sola vez y que va enfocada por un objetivo concreto. En la definición anterior hay tres puntos clave que vamos a explicar más de cerca:
- Es una acción definida. Si yo le propongo comprar leche semidesnatada de la marca X cuando estamos en un centro comercial esta acción es sencilla, va a la sección correspondiente y compra el producto que le he pedido, esto casi no tiene ningún coste. Si ahora le propongo que compre productos de desayuno esta acción está menos definida y por ello, es más compleja. ¿Compro bollería, pan o quizás leche? Entre los numerosos factores que vienen de una gestión del tiempo eficiente, David Allen nos muestra en su libro que reducir este coste psicológico asociado a procesar las tareas es de los factores principales que nos llevan a ser más productivos. Por tanto, la solución es definir correctamente las tareas y esto se logra dándolas con un formato acción + complementos necesarios para realizar el trabajo sin pensar. El proceso de definir correctamente esto viene en la parte de Procesar del sistema GTD. A veces sale natural pero otras veces puede ser más complejo.
- Realizable de una sola vez. Las grandes hazañas vienen de pasos pequeños. Si una tarea para usted es ‘Realizar el informe X’, la tarea puede no ser realizable de una sola vez y puede tener que ser segmentada. Al ser consciente de esto, sin darse cuenta pospone la tarea porque tiene que afrontar el coste de segmentarla y definirla. Es mejor que sea algo concreto que sabe con seguridad que va a lograr realizar de una tacada y con esto su porcentaje de éxito subirá enormemente.
- Va enfocada con un objetivo concreto. El ejemplo que les he puesto a mis estudiantes es que la productividad es la velocidad a la que corre un atleta. Cuanto más rápido corra, más probabilidades de éxito pero siempre y cuando corra en la dirección de la meta. Sumados a la falta de definición de las tareas y a que no están lo suficientemente fragmentadas, el resto del porcentaje de fracaso en las labores que realizamos vienen porque no definimos correctamente los objetivos que tratamos de conseguir con nuestro trabajo. Por ello plantéese para qué realiza esta tarea y estará en camino lograr mejor porcentaje de éxito.
Entiendo el concepto de tarea como una acción definida, realizable de una sola vez y que va enfocada por un objetivo concreto.
Los proyectos
Antes de entender correctamente lo que es un proyecto sería necesario entender a la perfección el concepto de tarea. Los insights a los que me refiero llegan con el tiempo y por ello la forma más adecuada de entender los proyectos es con una definición inicial que irá cambiando con matices personales adquiridos con la experiencia, las lecturas y las herramientas empleadas.
A día de hoy, la definición que pondría a un proyecto es un objetivo vital compuesto por una agrupación de tareas enfocadas por una misma motivación, los recursos necesarios para realizar el objetivo y una finalización bien determinada. De nuevo, aquí hay varios puntos que trataremos de analizar de cerca:
- Un objetivo vital: Los proyectos son aquellas cosas que queremos cambiar en nuestras vidas. Con esto, el concepto de proyecto toma un sentido muy amplio, desde cambiar la bañera rota del baño de nuestra casa de verano a sueños como comprarnos una casa de verano en la playa de Miami. Labores horizontales del día a día, mejoras y sueños son todos proyectos.
- Un proyecto es una agrupación de tareas: Si las tareas son los pasos de la maratón, el proyecto es el recorrido. Todas aquellas cosas que parece que tienen una extensión más grande de una tarde o una jornada de trabajo debemos etiquetarlas como proyectos. Realizar esto se alinea mejor con el Procesamiento del sistema GTD y aumenta nuestra productividad en el corto, pero sobre todo, en el largo plazo.
- Los recursos necesarios: Esto es bastante pragmático. Para realizar una tarea si tenemos definidos los recursos necesarios, podemos ahorrar tiempo de espera y ser más eficaces a la hora de pedirlos a nosotros mismos o a nuestros superiores. En el programa Asana su funcionamiento estructurado en proyectos nos permite guardar nuestro material de referencia y escribir nuestros recursos de una forma fácil e inteligente.
- Una finalización bien determinada: Es común en empresas y en nuestra vida personal que existan proyectos avanzados que se encuentran estancados cerca de lo que intuimos que es el final. Según el principio de pareto, el 80% del proyecto lo realizamos en un 20% del tiempo y el 20% restante que perfeccionan el resultado lleva el 80% del tiempo restante. Pues bien, si no tenemos perfectamente definido cuando acaba el proyecto, el porcentaje se desplaza a un 5-95% y en el caso de definir correctamente cuando podemos archivar el trabajo el porcentaje se acerca a un 35-65% que concluye en jornadas más productivas, mayor sensación de impacto en ese 65% de tiempo empleado para el 20% restante y menos frustración. Además, definir la finalización de un proyecto suele ir de la mano con el para qué y el por qué de este, esto es, la motivación del proyecto. Es útil tener escrito en cada uno de nuestros proyectos por qué los realizamos para motivarnos los días difíciles.
Un proyecto es un objetivo vital compuesto por una agrupación de tareas enfocadas por una misma motivación, unos recursos necesarios para realizar el objetivo y una finalización bien determinada.
Cumplir las 7 características anteriores a la hora de plantear nuestras tareas y proyectos son quizá el 80% de los factores que garantizan el fracaso o el éxito de nuestra gestión del tiempo. Estos factores presentados entrarían dentro de la parte de procesamiento que exploraremos con más detenimiento en futuros artículos.
Recopilación del sistema GTD y la herramienta Asana
Expuesta toda la teoría anterior vamos con el objetivo de este artículo. Queremos adaptar el sistema GTD a las herramientas digitales y hemos escogido Asana para ello.
Como leve introducción al método del sistema GTD la primera labor que se ha de realizar es Recopilar. Recopilar implica dedicar un tiempo (que oscila entre minutos y días en función de los objetivos vitales que usted tenga) para escribir en un ‘cesto’ todas aquellas cosas que deseamos cambiar de nuestras vidas. Pasamos por las tareas horizontales como ‘ir a recoger el coche del taller’ (tarea bien definida) o proyectos y sueños.
Ejercicio práctico: Crearnos cuenta en Asana
Comenzaremos creándonos cuenta en la página web de Asana (Página Web) con el correo electrónico. No incluyo más respecto a este punto porque me parece trivial. Una vez tengamos cuenta, al inicial la aplicación web app.asana.com nos pedirá crear un workspace o espacio de trabajo.
Un espacio de trabajo está construido entorno a tareas y proyectos accesibles a un grupo de personas. En este caso, como deseamos que estas tareas sean personales, no incluiremos a nadie en nuestro workspace y le pondremos un nombre como ‘Proyectos personales’ o ‘Task Management’. Es útil explorar el funcionamiento del programa aplicado a grupos de personas. Su versión gratuita funciona perfectamente para trabajos en grupo reducidos de estudiantes de secundaria y universitario o para labores más complejas como gestionar de forma fluida la comunicación entre los representantes de estudiantes en el comisión de calidad de su grado universitario.
Tras crear el espacio de trabajo, tenemos tres secciones fundamentales en el menú izquierdo desplegable para la gestión personal:
- Inicio: En esta pestaña recibes feedback de las tareas más prioritarias. Te recomiendo explorar el sistema de la matriz Eisenhower para entender el concepto de prioridad-urgencia pero, si trata con proyectos personales como yo, para usted los proyectos prioritarios son aquellos cuya fecha de entrega o deadline están más proximos. En la pestaña de inicio, Asana le muestra las tareas según su fecha de entrega, siendo la más cercana la tarea superior. También tiene una vista de sus proyectos recientes que le da una visión general de las cosas que ocupan su tiempo actualmente.
- Mis tareas: El centro neurálgico del funcionamiento de Asana. Todas las opciones disponibles pueden parecer un poco imponentes pero, si es usted un usuario digital nativo se acostumbrará a ellas en poco tiempo (lo cual no quiere decir que las use correctamente!). Entendiendo porqué están ahí y cuáles son los errores más comunes respecto a estas funciones, usará el programa correctamente. Esto lo veremos en la sección de Procesamiento en un artículo, más adelante.
- Proyectos: En el menú desplegable a la izquierda tiene una sección de proyectos donde incluirlos. La versión gratuita no tiene límite sobre el número de proyectos que puede crear, por ello, emplee tantos como necesite y use la sección favoritos para los más usados.
Ejercicio: Recopilar nuestros objetivos vitales en la sección ‘Mis tareas’
Concluimos este artículo con la primera parte del sistema GTD, la recopilación. Tomaremos todo aquello que queramos cambiar y lo introduciremos como ‘Tareas’ en la sección de mis tareas de Asana. Si lo desea puede ir haciendo la distinción entre tareas y proyectos pero no es necesario ahora mismo. Más tarde en el menú de herramientas de cada tarea, en opciones avanzadas, puede transformar las tareas en proyectos si así lo considera.
Lo prioritario ahora es escribir todo lo que quiera cambiar en su vida en esta plataforma y en el siguiente artículo estudiaremos los beneficios del proceso de recopilación y nos meteremos de lleno en las siguientes etapas del sistema GTD.
¿Cómo recopila usted el flujo de trabajo de su día a día? ¿Qué herramientas utiliza? ¿Considera que son efectivas? ¿Le parece la que le he presentado mejor o peor que la que usted emplea?
Si le ha interesado por favor deje su feedback en comentarios para enfocar mejor el futuro artículo. Poder intercambiar herramientas y aprender en colaboración sobre productividad es una de las ventajas de la era digital, aprovechémoslo.